Il progetto di digitalizzazione del comune di Lavis, in provincia di Trento, nasce dall’esigenza di archiviare le pratiche legate ai tributi e di associarle al gestionale utilizzato dall’ente, che consente di allegare documenti al fascicolo di ciascun contribuente. Per questo il comune si è rivolto a PageNet per l’acquisto di uno scanner che potesse realizzare questo progetto di digitalizzazione.
Ne parliamo con Umberto Pezzi, Responsabile del Servizio Informatico – Settore Finanziario del Comune di Lavis.
L’idea di acquistare uno scanner dedicato è nata dopo che una nostra collega aveva sperimentato con successo un dispositivo analogo, ricevuto in ambito personale, e già utilizzato anche per la digitalizzazione della propria tesi di laurea. Dopo alcune prove pratiche, il Comune di Lavis ha deciso di acquistare lo scanner Czur Shine Ultra 13 Mp, come attrezzatura di lavoro, ritenendolo la soluzione più comoda e adatta alle proprie esigenze.
Per quali scopi?
Lo scanner viene utilizzato principalmente per la digitalizzazione di documenti in formato A4 e A3, compresi archivi cartacei risalenti agli anni Novanta. Nonostante l’età dei documenti, il livello qualitativo delle scansioni risulta pienamente soddisfacente e non presenta particolari criticità di leggibilità.
Ci dica qualche qualità dello scanner…
Uno degli aspetti maggiormente apprezzati è la semplicità d’uso: il dispositivo è installato in una postazione fissa, richiede un intervento minimo da parte dell’operatore e non necessita di attività di editing successive alla scansione. Le funzioni automatiche di rilevamento e la praticità di utilizzo permettono di lavorare in modo rapido e con una buona qualità del risultato.
Chi si occupa di scansionare i documenti oggi?
Attualmente lo scanner viene utilizzato soprattutto nel pomeriggio da una persona coinvolta in un progetto sociale, che si occupa in maniera metodica della digitalizzazione dei documenti. L’operatore lavora in autonomia e non ha avuto bisogno di particolare assistenza durante l’attività.
Una volta acquisite le scansioni, come procedete?
Le scansioni vengono caricate sulla piattaforma gestionale come allegati e confluiscono nell’archivio digitale del contribuente. Durante una ricerca è quindi possibile consultare immediatamente lo storico documentale della persona interessata. Per le pratiche più recenti i file PDF vengono già generati e caricati automaticamente, mentre il progetto attuale riguarda soprattutto il recupero e la digitalizzazione della documentazione storica. L’obiettivo finale è quello di arrivare a un regime in cui tutta la documentazione cartacea venga archiviata digitalmente, consentendo di liberare spazio fisico negli uffici nel rispetto delle regole di conservazione documentale previste dall’ente.
Alla luce dell’esperienza maturata, ritenete che sia stata una scelta efficace?
Assolutamente sì. Anzi, credo che anche altri enti locali, desiderosi di creare un fascicolo digitale dei propri contribuenti, potrebbero trarre beneficio da una soluzione di questo tipo. Pur disponendo già di multifunzione con funzionalità di scansione, lo scanner dedicato si è dimostrato nettamente più comodo e immediato: è sufficiente inserire il fascicolo cartaceo nel dispositivo per avviare rapidamente il processo di acquisizione.
Come valutate l’esperienza di acquisto con PageNet?
Il giudizio sul servizio fornito da PageNet è molto positivo: il supporto ricevuto è stato immediato e il personale si è dimostrato molto competente e disponibile.